Receptionistes zijn het visitekaartje van jouw bedrijf. De receptioniste is het eerste aanspreekpunt voor klanten en bepaalt voor een groot deel het imago van je organisatie. Kortom receptionistes zijn verantwoordelijk voor de eerste indruk die bezoekers krijgen wanneer zij jou bezoeken of bellen. En om een goede eerste indruk te maken is het dus ontzettend belangrijk om voorzien te zijn van een goede receptioniste die weet wat er van hem of haar verwacht mag worden.

 

Waar moet een goede receptioniste aan voldoen?

Uiteraard wil je als organisatie ervan verzekerd zijn, dat al jouw medewerkers goed zijn in wat ze doen. Bij het selecteren van de juiste kandidaten voor een functie, probeer je altijd te selecteren op de gewenste kwaliteiten en eigenschappen. Maar wat maakt een receptioniste nou goed en waar moet een goede receptioniste aan voldoen? In deze blog staan we hier bij stil.

 

Een goede receptioniste beschikt over sterke communicatievaardigheden

Allereerst moet een receptionist(e) communicatief sterk zijn. Dit begint bij het goed en aandachtig kunnen luisteren naar klanten en naar andere medewerkers binnen de organisatie. Zeker als de receptionist(e) ook de telefoon aanneemt, is het belangrijk dat hij of zij goed kan opmaken in welke stemming de klant is en waarom de klant belt. Goede receptionistes kunnen actief luisteren en de klant het gevoel geven dat deze de nodige aandacht krijgt.

Hoewel een receptioniste altijd zal proberen om de klant uit te laten spreken, moet hij of zij ook in staat zijn om het gesprek te sturen. Er zijn nou eenmaal klanten die iets meer tijd nodig hebben om hun verhaal kwijt te kunnen, maar hier is niet altijd de tijd of de ruimte voor. Een ervaren receptionist(e) weet op een prettige manier het gesprek te leiden.

Daarnaast kunnen goede receptionistes – in de terugkoppeling van klantcontacten – kort en krachtig samenvatten wat er met de klant besproken is. Jouw medewerkers willen graag snel kunnen beoordelen waarover een klant belt en hoe hoog de prioriteit is. Door de medewerkers van voldoende informatie te voorzien kunnen zij weer op een efficiënte manier hun werk uitvoeren. 

 

Klantgericht en representatief

Een goede receptioniste is behalve communicatief vaardig ook klantgericht. Bij ieder klantcontact achterhaalt de receptionist de wensen van de klant. Dit betekent ook dat goede receptionistes over het algemeen creatief zijn in het bedenken van oplossingen. Is een medewerker telefonisch niet beschikbaar dan is het voor zowel de klant als de medewerker het prettigst als de receptioniste een voor de klant bevredigende oplossing heeft. Uiteraard is dit niet altijd mogelijk, maar door de klant een goed gevoel te geven bij het telefoongesprek, heeft hij of zij een positief beeld bij het bedrijf.

Omdat de receptionist(e) een visitekaartje van het bedrijf is, moet hij of zij dit ook naar de klant uitstralen. Kernwaarden van de organisatie moeten aan de receptioniste af te lezen zijn. Daarmee doelen we niet alleen op het uiterlijk, maar vooral op de omgangsvormen in persoon of aan de telefoon.

 

Stressbestendig

Tot slot is het erg belangrijk dat een receptioniste geduldig en stressbestendig is. Dit maakt hem of haar niet alleen tot een waardevolle toevoeging voor jouw organisatie, maar zorgt er ook voor dat hij of zij langer met plezier het werk blijft uitvoeren. Receptionistes krijgen vaak te maken met het beantwoorden van dezelfde vragen of met klanten die ongeduldig of boos zijn. In die gevallen blijft het belangrijk dat ze iedereen geduldig en vriendelijk te woord staan. Niet alleen om de klant tevreden te houden, maar ook de klantgerichte imago van de organisatie te bevestigen. let op! deze bevestiging is ontzettend belangrijk.

Is de receptioniste stressbestendig, dan zal dit te zien zijn in de gehele organisatie. Telefoontjes die doorgeschakeld worden zullen over het algemeen warm aan worden genomen door de andere medewerkers binnen het bedrijf en klanten kunnen met een goed gevoel een meeting in. Dit is niet alleen een prettige ervaring voor de klant zelf, maar ook voor de andere medewerkers binnen de organisatie.

Een goede receptioniste kan dus bijdragen aan de gastvrijheidsbeleving van klanten en daarmee aan het imago van de gehele organisatie. Het is daarom  belangrijk dat iedere receptie altijd wordt bemand door een goed opgeleide en ervaren receptioniste.

Receptioniste inhuren?

Wil je meer informatie over onze uitbestedingsmogelijkheden? Lees dan facilitaire dienstverlening uitbesteden of neem dan contact met ons op.

Indien u behalve over facilitaire diensten uitbesteden, meer wil weten over onze andere single-service diensten, receptiedienst of meer wil weten over ons klik dan op de desbetreffende link.

Wat voor receptioniste past bij jouw organisatie?

Geen enkel bedrijf is hetzelfde, daarom leveren wij uitsluitend receptionistes passend binnen uw organisatie. Samen met u, nemen wij uw huidige contracten onder de loep en zullen aan de hand van deze grondige analyse voordragen welke receptioniste bij uw organisatie past. Daarnaast zullen wij ook de kostenbesparing voor u berekenen.

Receptiedienst
DutchEnglish