tips voor facility managers

4 tips voor facility managers

De werkomgeving van de facility manager verandert. Hoewel de locatie en de omgeving van een kantoor nog steeds belangrijk zijn, moet een pand vandaag de dag, vooral een aangename werkplek zijn. Dit betekent dat de verantwoordelijkheden van de facility manager ook veranderen. Een goede facility manager zorgt voor een veilige werkplek, maar een uitmuntende facility manager gaat daarentegen nog één stapje verder. 

In deze blog worden de volgende tips voor facility managers behandeld:

  1. Zorg dat gasten tevreden zijn
  2. Begrijp doelstellingen en maak deze inzichtelijk
  3. Sta open voor feedback
  4. Gebruik data

1. Zorg dat gasten tevreden zijn

De gastvrijheidsbeleving van je gasten is doorslaggevend en bepaalt of jij als facility manager gastvrij bent. Mensen hebben behoefte aan een prettige en veilige plek waar ze kunnen wonen, werken en ook winkelen. De facilitair manager kijkt door de bril van een gebruiker naar een pand, de inrichting van het gebouw en het pakket aan beschikbare facilitaire diensten. Dit zijn elementen die een pand aantrekkelijker maken voor een huurder of gebruiker en waarmee je het verschil kan maken. Receptiediensten verbeteren de gastvrijheidsbeleving van je gasten, ervaren receptionistes maken het verschil. In veel gevallen levert het uitbesteden van bijvoorbeeld receptiediensten een aangename kostenbesparing op.

Het is belangrijk om deze aannames te toetsen, zodat je weet of jouw aanpak ook echt aansluit bij de wensen van de gebruiker. Het is niet ongebruikelijk dat een bedacht concept onvoldoende aansluit bij de wensen van de gasten. Daarom raden wij aan om de beleving van de gasten als uitgangspunt te nemen en het pand hierop in te richten.

2. Maak doelstellingen inzichtelijk

Ten eerste is het belangrijk om bepaalde doelstellingen te bespreken, vervolgens dient iedereen binnen de organisatie deze doelstellingen te begrijpen en na te leven. Ter voorbeeld: Een duur ingericht kantoor past niet bij een non-profitorganisatie en een zelfgemaakte plastic lamp past niet in een advocatenkantoor. Een doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat je wilt bereiken en is leidend. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt.

Als facilitair manager is het belangrijk om rekening te houden met de doelstellingen van je opdrachtgever. Zorg ervoor dat je doelstelling inzichtelijk zijn. Maar hoe maak je een doelstelling inzichtelijk?  Een veel gebruikte manier is de smart-methodiek, hierin staat elke letter voor een afbakening:

  • Specifiek: Beschrijf een waarneembare actie waaraan een getal, bedrag of ander kwantitatief gegeven.
  • Meetbaar: De doelstelling moet je kunnen zien, horen, ruiken of proeven om te bepalen in welke mate het doel behaald is.
  • Acceptabel: De doelstelling moet genoeg draagvlak hebben bij personeel.
  • Realistisch: Het doel moet haalbaar zijn.
  • Tijdsgebonden: Wanneer moet de doelstelling behaald zijn?

3. Sta open voor feedback

Het is belangrijk dat gasten hun mening kunnen delen. Stel gasten dan ook in de gelegenheid om regelmatig hun mening te geven over bepaalde zaken.

4. Gebruik data

De gastvrijheidsbeleving wordt steeds belangrijker, maar is lastig te meten. Het ontbreekt bedrijven aan data. Er is bijvoorbeeld geen data om processen te analyseren en successen inzichtelijk te maken. Daarom is het meten van klachten ook een veelgebruikte manier om facilitaire proces te beoordelen. Deze data is echter zeer beperkt, aangezien klachten alleen gedeeld worden op het moment dat er iets misgaat. Het laatste wat je namelijk wilt, is je plan van aanpak afstemmen op klachten.

Een Manager zonder data is als een schip zonder kompas

Een vastgoedmanager besteedt veel tijd aan administratie, het zo goed mogelijk beheren en onderhouden van een pand en het afhandelen van storingen. Van het reserveren van de poolauto tot het boeken van vergaderruimtes of lunches: zoek een manier waarop deze taken zo min mogelijk tijd kosten.

Met behulp van bijvoorbeeld sensoren, kan je handelingen meetbaar maken. Dit is belangrijk om bepaalde handelingen inzichtelijk te maken. Omdat sensoren passief meten zijn er geen extra handelingen vereist. Zo zijn er systemen die ruimtegebruik en de bezettingsgraad meten en direct analyseren. Ook kunnen sensoren de luchtkwaliteit en de sterkte van het Wi-Fi signaal meten. Voor een manager is deze informatie belangrijk. Met deze informatie kan je onder meer je concept vormgeven en monitoren, je dienstverlening optimaliseren en het gebruiksgemak van je huurders verhogen.

Meer tips voor facility managers?

In dit schrijven zijn verschillende tips voor facility managers behandeld. Vraag jij je aan de hand van dit schrijven af, of je te veel betaalt voor de facilitaire dienstverlening? Of ben je nieuwsgierig welke kostenbesparingen je voor jouw organisatie kunt realiseren? Er zijn voldoende mogelijkheden als je wilt snijden in de facilitaire kosten.

Voordelen van uitbesteden: Ten eerste bent u verzekerd van een professioneel en gastvrij ontvangst. Daarnaast verbeter je zowel de klanttevredenheid als de medewerkerstevredenheid en tot slot bespaar je kosten. 

Lees onze vorige blog: Veilig terug naar kantoor

Daar waar mogelijk is, keren personeel en gasten gelukkig weer veilig terug naar kantoor. Wij merken dat het langzaam weer drukker wordt op onze locaties. In deze hectische periode hebben we organisaties kunnen helpen, om ondanks de anderhalve-meter-samenleving, hun receptie weer klaar te maken.

Meer tips voor facility managers: Indien u meer wilt weten over de receptiediensten neem dan vrijblijvend contact op, wij helpen u immers graag. Daarnaast delen wij ook wekelijks een blog, hierin worden de laatste trends en ontwikkelingen besproken. Indien u liever persoonlijk contact heeft, kunt u echter ook telefonisch contact opnemen. Wilt u meer informatie over het uitbesteden van receptiediensten neem dan hierboven contact met ons op. Indien u behalve over de receptieservice basic meer wilt weten over de receptieservices full  klik dan op de desbetreffende link of mail ons info@realestatefacility.nl

DutchEnglish